POLITIQUE D’UTILISATION DE L’INTERNET ET DE L’E-MAIL

1 INTRODUCTION

« Près de 90 % des travailleurs européens envoient des courriers électroniques pendant leurs heures de service qui n’ont rien à voir avec leur travail. Six travailleurs sur dix envoient quotidiennement du courrier personnel. Ceci ressort d’une enquête réalisée sur le site de recrutement Monster qui étudie auprès de ses travailleurs tout ce qui a trait à leur emploi » (extrait de la publication de presse Belga).

L’utilisation croissante du courrier électronique et de l’internet par les collaborateurs du groupe VREBOS implique automatiquement le respect d’un certain nombre de règles impératives, de manière à :

• éviter l’utilisation indésirable de la bande passante du groupe VREBOS ;
• assurer le maintien de la sécurité des lignes et du réseau du groupe VREBOS ;
• empêcher la diffusion non autorisée d’informations sur l’entreprise ;
• favoriser l’utilisation et l’efficacité des applications de messagerie et des autres moyens de diffusion électronique.

Ce code de conduite comprend l’utilisation de l’internet et de l’e-mail (à partir d’un ordinateur connecté au réseau LAN, WAN et WIFI au bureau, ainsi qu’à partir d’un ordinateur connecté au réseau du bureau via Internet), y compris du message et des pièces jointes envoyés via ce support.

Le code de conduite concerne tous les actionnaires, collaborateurs, indépendants, stagiaires, intérimaires, fournisseurs, visiteurs, qui se connectent au réseau du groupe VREBOS ou travaillent sur un ordinateur du groupe VREBOS.

Les ordinateurs ainsi que tout autre matériel et/ou logiciel mis à disposition sont destinés uniquement à un usage professionnel et restent à tout moment la propriété du groupe.

2 RESPONSABILITE DU DEPARTEMENT ICT

L’internet et le courrier électronique sont gérés par le département ICT. La sécurité des serveurs de fichiers et la gestion du pare-feu relèvent de la responsabilité exclusive du département ICT. Celui-ci gère, coordonne et exécute des mesures correctives, afin de garantir le fonctionnement optimal du système et la sécurité maximale des informations de l’entreprise. Le Groupe VREBOS s’adapte au fur et à mesure aux nouvelles technologies dans ce domaine.

3 RESPONSABILITE DE L’UTILISATEUR DU GROUPE VREBOS

L’utilisateur a l’obligation de prendre connaissance du code de conduite en vigueur au sein du groupe VREBOS. Il est dorénavant tenu de respecter strictement les règles et les principes qui s’y rapportent. L’utilisateur doit signaler, par e-mail à l’adresse « it@group-vrebos.be », toutes les infractions et anomalies dont il a connaissance et qui peuvent avoir un impact négatif sur la sécurité des données ou la disponibilité des systèmes. Il doit éviter toute participation à des actions publicitaires, rumeurs ou informations confidentielles qui peuvent nuire au bon fonctionnement des systèmes.

4 LIGNES DE CONDUITE

Les lignes de conduite mentionnées s’appliquent aussi bien pendant les heures de bureau qu’en dehors.

4.1 Usage autorisé versus interdit

• Usage professionnel versus privé : L’internet et l’e-mail sont à la disposition du personnel pour l’exercice de leurs tâches professionnelles. Toutefois, étant donné l’utilisation courante de ces outils, une utilisation privée occasionnelle est acceptable, pour autant qu’elle reste raisonnable et ne relève pas des définitions de l’usage interdit (cf. infra). Par conséquent, la navigation durant la journée, la participation à des sessions de discussion ou l’utilisation de groupes de discussions à des fins privées sont inacceptables. Nous demandons au personnel de faire preuve de bonne volonté et de dévouement en ne participant pas à des activités qui ne contribuent pas à la mise à profit du temps de travail.
• Adresses privées interdites : toute la correspondance professionnelle doit être envoyée à l’adresse professionnelle (mailto:nomutilisateur@group-vrebos.be). L’utilisation d’adresses de messagerie privées pour l’envoi de messages professionnels à des clients ou des collègues de bureau est interdite.
• Usage interdit : Les lignes de conduite suivantes sont strictement interdites (« tolérance zéro »). La présente liste d’actions interdites est fournie à titre d’exemple et ne peut pas être considérée comme exhaustive :
  • la consultation, l’enregistrement et l’envoi d’informations non autorisées, telles que :
    • publicité d’offre de service à caractère sexuel ;
    • messages contraires aux bonnes mœurs ;
    • messages à caractère raciste ;
    • l’incitation aux actes criminels ;
    • l’association de malfaiteurs ;
    • les jeux et les paris, tels que la loterie ;
    • la vente de stupéfiants par des personnes non autorisées.
  • les autres usages interdits ou illégaux peuvent être notamment :
    • infraction aux droits de propriété intellectuelle de tiers
    • pratiques de harcèlement sexuel
    • accès non autorisé aux systèmes informatiques ou au réseau
    • diffusion de publicité non sollicitée.
  • l’usage inadéquat des systèmes ou pouvant mettre en péril la sécurité et l’efficacité du réseau informatique, tel que :
    • la visite et/ou la transmission de contenu pornographique ou érotique ;
    • la diffusion de chaînes de lettres ;
    • l’introduction de virus dans le réseau ;
    • la participation à des jeux récréatifs ;
    • le traitement d’affaires personnelles à but lucratif (publicité ou vente) ;
    • l’envoi d’informations publicitaires sur le groupe VREBOS, sans autorisation des personnes responsables du groupe VREBOS ;
    • le « téléchargement » d’applications logicielles sans l’approbation du responsable ICT du groupe VREBOS ;
    • la diffusion d’informations non autorisées ;
    • la radio et la télévision via Internet.
  • la diffusion d’informations dont l’expéditeur reste masqué ou se fait passer pour une autre personne interne ou externe à l’organisation.
    • toute utilisation qui met en péril la bonne réputation du groupe VREBOS.
    • l’inscription sur des listes de publipostage non autorisées.

4.2 Sécurité du réseau

• Accès à Internet : l’accès à Internet à partir d’ordinateurs connectés au réseau ne peut s’effectuer que via le réseau. Toute autre forme de connexion est proscrite (exemple via modem).
• Confidentialité des informations analogiques : le nom d’utilisateur et le mot de passe des collaborateurs restent confidentiels et privés, et ne peuvent en aucun cas être communiqués à un collègue ou à un tiers. Les collaborateurs sont personnellement responsables de l’utilisation de leur e-mail au moyen de leur nom d’utilisateur combiné à leur mot de passe.
• En cas d’absence ou de congé : la délégation des droits d’utilisation de leur boîte aux lettres doit rester une exception et requiert l’approbation du département ICT. L’utilisation de l’assistant « out of office » est obligatoire pour avertir les expéditeurs d’informations et/ou de messages de votre absence.
• Connexion à des sites Internet : pour ouvrir une session sur certains sites Internet, un nom d’utilisateur et un mot de passe sont parfois requis. En aucun cas, le nom d’utilisateur et le mot de passe utilisés pour le réseau du groupe VREBOS ne peuvent être utilisés.
• Code de conduite du groupe : pour plus d’informations en matière de sécurité informatique, vous pouvez toujours vous adresser au département ICT.

4.3 Sécurité des informations de l’entreprise

• Règles de confidentialité : les informations confidentielles peuvent être envoyées uniquement via Internet ou par e-mail après qu’une ou plusieurs règles aient été appliquées :
  • le document est envoyé au format PDF avec protection par mot de passe ;
  • les documents Excel, Word ou PowerPoint sont envoyés avec protection par mot de passe (le mot de passe est fourni au destinataire via un autre canal (de préférence par téléphone)).

4.4 Utilisation optimale et efficace de l’e-mail

• Pour une utilisation optimale et efficace de l’e-mail, il est souhaitable de suivre la ligne de conduite ci-après :
  • évitez d’envoyer des courriers électroniques de plus de 1 Mo (sa fonction est en principe d’envoyer de petits messages). L’envoi de courriers électroniques de plus de 4 Mo est strictement interdit.
  • évitez d’envoyer des photos par e-mail.
  • limitez le nombre de destinataires au strict nécessaire et envoyez uniquement les informations nécessaires au destinataire.
  • limitez le nombre de personnes en copie à celles informées de l’e-mail envoyé.
  • La fonction « Forward » est utilisée uniquement entre les collaborateurs du bureau. Cette fonction n’est pas utilisée vers des relations, clients ou tiers. La fonction « Reply » est utilisée uniquement lorsque l’historique du courrier électronique est limité entre les deux personnes concernées par la communication. Dans tous les autres cas, la fonction est remplacée par l’envoi d’un nouveau message.
  • Utilisez uniquement la fonction « Reply to all » dans le cas où cela s’avère utile pour tous.
  • Conservez uniquement les messages pertinents et nettoyez régulièrement votre boîte de réception, de manière à disposer d’un aperçu des courriers à traiter. L’enregistrement excessif de courrier électronique peut ralentir la recherche d’e-mails ainsi que l’envoi d’e-mails urgents.
• Règles d’utilisation élémentaires :
  • chaque utilisateur vérifie régulièrement ses e-mails entrants. Il est inacceptable d’ignorer un e-mail. Il est souhaitable d’envoyer rapidement un message indiquant comment et quand il sera répondu à la demande.
  • N’oubliez pas de signer chaque courrier au moyen du message suivant :
    « nom » « prénom »
    Groupe VREBOS
    *********************
    Adresse localité
    Adresse localité
    Tél. +32 numéro de téléphone
    Fax +32 numéro de fax
    **************************************************
    Please reply if there are any problems with this mail. The content are confidential and intended only for the addressee shown here above. If you received this in error, please notify us immediately.
    **************************************************
  • Chaque e-mail doit comprendre une description claire, y compris les e-mails qui sont envoyés directement via le télécopieur ! Ceci doit permettre au destinataire de traiter efficacement le courrier entrant.
  • N’utilisez la fonction « URGENT » que dans les cas d’urgence exceptionnels (ce n’est pas la norme !)
  • Évitez l’utilisation du message systématique pour confirmer la réception du courrier électronique.
• Fiabilité des informations Internet : en fonction de la source, chaque collaborateur doit être vigilant quant à la fiabilité des informations Internet.

5 CONTROLE ET SANCTIONS
5.1 Contrôle

• La direction du groupe VREBOS se réserve le droit, dans les limites de la législation :
  • d’exécuter des contrôles quant à l’utilisation de l’e-mail et d’Internet ;
  • d’installer des filtres pour limiter l’accès à des sites spécifiques ;
  • de sonder ou lire les e-mails afin de récupérer des informations vitales qui ne peuvent plus être obtenues d’une autre manière.
• Sur la base des fichiers de journalisation, la direction ICT du groupe VREBOS peut établir un rapport d’utilisation des sites Web et des adresses e-mail des destinataires. Ce rapport sera traité en toute confidentialité dans le groupe de travail en charge de l’informatique. Ce n’est qu’en cas de constatation d’une infraction sérieuse que le responsable est informé de ladite infraction.

5.2 Sanction

L’usage interdit tel que défini dans cette note sera sanctionné, suivant le cas, d’un simple avertissement, de l’interdiction d’utiliser les outils de messagerie ou l’internet, voire du licenciement dans les situations les plus graves.

6 PERSONNES DE CONTACT

Pour plus d’informations, veuillez prendre contact avec le responsable informatique de votre implantation.